Informationen nach Art. 13, 14 DSGVO · Stand: 01.10.2026
Verantwortlich für die Verarbeitung ist die DeutscheKIAgenten UG (haftungsbeschränkt), Essenheimer Straße 126, 55128 Mainz, vertreten durch den Geschäftsführer Janis Ebert, E-Mail: info@deutschekiagenten.de.
Für die von Ihnen im Fachverfahren erfassten personenbezogenen Daten Ihrer Klientinnen und Klienten sind Sie (das nutzende Unternehmen) Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des bei der Registrierung geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).
Konto-/Nutzungsdaten (Name, E-Mail, verschlüsseltes Passwort, Organisation), Fall-/Klientendaten einschließlich – je nach Fachbereich – besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheits-, Sozial- und Vermögensdaten), sowie Dokumente, Sprachnotizen und Kalender-/Fristdaten, die Sie erfassen.
Anwendung, Datenbank und Dokumente werden bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Die Datensicherung (Backup) liegt ebenfalls bei Hetzner in Deutschland, auf einem eigenen, vom Produktivsystem getrennten Server, und ist gesondert verschlüsselt. Sensible Kennnummern werden verschlüsselt at rest gespeichert (AES-256-GCM); die Übertragung erfolgt transportverschlüsselt (TLS).
Für das Lesen und Belegen von Dokumenten und Notizen setzen wir einen KI-Dienst von Amazon Web Services (AWS) ein: Das Sprachmodell liest eingehende Unterlagen und weist nach, an welcher Stelle eine Angabe steht. Es entscheidet nichts. Ob eine Pflicht greift, welche Frist gilt und was eingereicht wird, ergibt eine Regelauswertung, und jede Handlung gibt ein Mensch frei.
Die Verarbeitung läuft über das EU-Geo-Profil von AWS und findet ausschließlich in Rechenzentren in der EU statt; eine Verarbeitung ausschließlich in Deutschland ist mit diesem Dienst derzeit nicht möglich. AWS ist als Unterauftragsverarbeiter vertraglich gebunden. Hinweis: AWS gehört zum Konzern der Amazon.com, Inc. mit Sitz in den USA. Zugriffe US-amerikanischer Behörden nach US-Recht (insbesondere dem CLOUD Act) lassen sich deshalb nicht vollständig ausschließen, auch wenn die Daten in der EU verarbeitet werden.
Inhalte der KI-Anfrage: An den KI-Dienst gehen die Inhalte, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind – etwa der Text eines Dokuments, Buchungen oder Namen und Anschriften der betroffenen Personen. KI-Anfragen gehen ausschließlich an Anbieter, deren Dienst ein BSI-C5-Testat (Typ 2) hat und in der EU verarbeitet. Auf Wunsch lässt sich für die gesamte Installation eine Pseudonymisierung vor der KI-Anfrageeinschalten; dann werden Namen, IBAN, E-Mail-Adressen, Aktenzeichen, Geburtsdaten und Anschriften vor jeder Anfrage durch Platzhalter ersetzt und erst nach der Antwort lokal wieder eingesetzt.
Bereitstellung des Fachverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Verhältnis zu Ihnen; für die Klientendaten Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO). Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besonderer Kategorien im Fachverfahren stellt der Verantwortliche (das nutzende Unternehmen) sicher.
Daten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung sowie nach gesetzlichen Aufbewahrungs- fristen gespeichert und anschließend gelöscht. Nach Beendigung des Vertrags werden die im Auftrag verarbeiteten Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurückgegeben oder gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Hetzner Online GmbH (Anwendung, Datenbank, Dokumente und Backup, Deutschland) und Amazon Web Services (KI-Verarbeitung, Rechenzentren in der EU; Konzernmutter Amazon.com, Inc., USA) sowie ggf. weitere im AVV benannte Unterauftragsverarbeiter. Die vollständige, aktuelle Liste stellen wir im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags bereit; Änderungen kündigen wir dort vorab an.
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Für Betroffenenrechte hinsichtlich der Klientendaten wenden Sie sich an den jeweiligen Verantwortlichen (das nutzende Unternehmen).
Verschlüsselung (at rest / in transit), KI-Anfragen nur an Anbieter mit BSI-C5-Testat (Typ 2) in der EU, Pseudonymisierung vor KI-Anfragen auf Wunsch, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Mandantentrennung, Protokollierung sowie regelmäßige, gesondert verschlüsselte Backups auf einem getrennten Server. Details werden im Rahmen des AVV dokumentiert (TOM nach Art. 32 DSGVO).