Informationen nach Art. 13, 14 DSGVO
Verantwortlich für die Verarbeitung ist die MooAI GmbH, Birkenstraße 16, 55457 Gensingen, vertreten durch den Geschäftsführer Janis Ebert, E-Mail: kontakt@deutschekiagenten.de.
Für die von Ihnen im Fachverfahren erfassten personenbezogenen Daten Ihrer Klientinnen und Klienten sind Sie (das nutzende Unternehmen) Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des bei der Registrierung geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).
Konto-/Nutzungsdaten (Name, E-Mail, verschlüsseltes Passwort, Organisation), Fall-/Klientendaten einschließlich – je nach Fachbereich – besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheits-, Sozial- und Vermögensdaten), sowie Dokumente, Sprachnotizen und Kalender-/Fristdaten, die Sie erfassen.
Anwendung, Datenbank und Backups werden bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Sensible Kennnummern werden verschlüsselt at rest gespeichert (AES-256-GCM); die Übertragung erfolgt transportverschlüsselt (TLS).
Zur Erstellung von Schreiben, zur Klassifizierung eingehender Post und zur Interpretation von Sprachnotizen setzen wir einen KI-Dienst ein: Google Cloud Vertex AI, EU-Region europe-west4 (Niederlande). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU; es findet keine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU statt. Der KI-Anbieter ist per Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden; die Inhalte werden von Google nicht zum Training von Modellen verwendet.
Pseudonymisierung vor der KI-Anfrage: IBAN, E-Mail-Adressen, Aktenzeichen, Geburtsdaten und Anschriften werden vor jeder KI-Anfrage durch Platzhalter ersetzt und erst nach der Antwort lokal wieder eingesetzt; die interne Datenbank-Kennung wird durch ein Sitzungs-Token (z. B. K1, K2) ersetzt. Zur korrekten Zuordnung einer Eingabe zum richtigen Fall kann der Name der betroffenen Person an die KI übermittelt werden – ohne weitere Identifikationsmerkmale.
Bereitstellung des Fachverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Verhältnis zu Ihnen; für die Klientendaten Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO). Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besonderer Kategorien im Fachverfahren stellt der Verantwortliche (das nutzende Unternehmen) sicher.
Daten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung sowie nach gesetzlichen Aufbewahrungs- fristen gespeichert und anschließend gelöscht. Nach Beendigung des Vertrags werden die im Auftrag verarbeiteten Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurückgegeben oder gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Hetzner Online GmbH (Hosting, Deutschland) und Google Cloud EMEA Limited (Vertex AI, EU/Niederlande) sowie ggf. weitere im AVV benannte Unterauftragsverarbeiter. Eine aktuelle Liste stellen wir im Rahmen des AVV bereit.
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Für Betroffenenrechte hinsichtlich der Klientendaten wenden Sie sich an den jeweiligen Verantwortlichen (das nutzende Unternehmen).
Verschlüsselung (at rest / in transit), Pseudonymisierung vor KI-Anfragen, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Mandantentrennung, Protokollierung sowie regelmäßige Backups. Details werden im Rahmen des AVV dokumentiert (TOM nach Art. 32 DSGVO).