Bedingungen für die Nutzung der Software
Fassung 2026-10-v2 · Stand: 01.10.2026
Diese Bedingungen gelten für die Überlassung der Software der DeutscheKIAgenten UG (haftungsbeschränkt), Essenheimer Straße 126, 55128 Mainz, vertreten durch den Geschäftsführer Janis Ebert, E-Mail: info@deutschekiagenten.de (nachfolgend „Anbieter“), zur Nutzung über das Internet (Software as a Service) an den Kunden. Registergericht: Amtsgericht Mainz, HRB 54965.
Die Software richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen, insbesondere an berufliche Betreuerinnen und Betreuer, Betreuungsvereine, Bestattungsunternehmen und öffentliche Stellen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern findet nicht statt. Der Kunde bestätigt bei Vertragsschluss, dass er nicht als Verbraucher handelt.
Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn ihnen nicht ausdrücklich widersprochen wird. Im Einzelfall getroffene individuelle Vereinbarungen haben Vorrang vor diesen Bedingungen (§ 305b BGB).
Der Anbieter stellt dem Kunden die Software für die Dauer des Vertrags über das Internet zur Nutzung bereit und hält sie in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand.
Der Leistungsumfang ergibt sich aus dem Angebot des Anbieters bzw. der Beschreibung der Software zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Diese Angaben beschreiben die Funktionen der Software. Sie sind keine Garantie und keine Zusicherung einer Beschaffenheit; eine Garantie übernimmt der Anbieter nur, wenn sie in Textform ausdrücklich als Garantie bezeichnet ist.
Der Anbieter schuldet keine Erstellung, Prüfung oder Einreichung von Schriftstücken im eigenen Namen, keine Rechts-, Steuer- oder Wirtschaftsberatung und keinen Erfolg im Verhältnis des Kunden zu Dritten (Gerichte, Behörden, Leistungsträger).
Die Software bereitet vor, sie erklärt nichts. Sämtliche von der Software vorbereiteten Schreiben, Anträge, Berichte und Formulare sind Vorschläge. Sie werden erst durch die ausdrückliche Freigabe des Kunden zu dessen Erklärung. Versand, Einreichung bei Gericht und jede Zahlungsanweisung erfolgen ausschließlich auf gesonderte Anweisung des Kunden.
Die Prüfung obliegt dem Kunden. Der Kunde prüft jeden Vorschlag und jede übernommene Angabe vor der Freigabe auf Richtigkeit und Vollständigkeit, insbesondere Beträge, Fristen und Angaben, die die Software aus eingegangenen Dokumenten gelesen hat.
Fristen. Die Software unterstützt die Fristenüberwachung. Sie ersetzt nicht die berufsrechtliche Pflicht des Kunden zur eigenen Fristenkontrolle. Erkannt werden kann nur, was in den eingespeisten Unterlagen erkennbar ist.
Künstliche Intelligenz. Das Sprachmodell liest und belegt, die Regelauswertung entscheidet, der Mensch gibt frei. Sprachmodelle werden eingesetzt, um Dokumente zu lesen und jede gelesene Angabe mit ihrer Quelle zu belegen. Kein Sprachmodell erzeugt einen Feldwert oder entscheidet über Anwendbarkeit, Frist oder Zuständigkeit; das entscheidet eine Regelauswertung, freigegeben wird durch den Kunden. Geschuldet ist das maschinelle Lesen mit Quellenbeleg als Grundlage für die Prüfung durch den Kunden, nicht die inhaltliche Richtigkeit jeder gelesenen Angabe. Gelesene Angaben können unrichtig oder unvollständig sein. Die Software ist darauf ausgelegt, maschinell gelesene Angaben als solche erkennbar zu machen und ihre Fundstelle anzuzeigen; die inhaltliche Verantwortung bleibt beim Kunden.
Automatische Vorbereitung. Der Kunde kann einstellen, dass die Software rücknehmbare Vorbereitungsschritte ohne Einzelfreigabe ausführt. Auch dann gilt Ziff. 1: Es entstehen ausschließlich Vorschläge und interne Einträge; nichts wird versendet, eingereicht oder bezahlt. Der Kunde kann diese Einstellung jederzeit abschalten.
Berechnungen. Berechnungen, etwa nach dem VBVG, beruhen auf dem im Zeitpunkt der Berechnung hinterlegten Rechtsstand. Maßgeblich bleibt die Prüfung durch den Kunden.
Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Software von 98 % im Monatsmittel an.
Bei der Berechnung bleiben außer Betracht: angekündigte Wartungsfenster, Störungen des Internets außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters, Ausfälle der Vorleistungen Dritter nach § 5 und höhere Gewalt.
Eine Unterschreitung begründet weder eine Vertragsstrafe noch eine Gutschrift. Ziff. 1 bis 3 schränken die Rechte des Kunden bei Mängeln (Ziff. 6) und die Haftung nach § 9 nicht ein.
Wartungsarbeiten führt der Anbieter möglichst außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch. Planbare Wartungsarbeiten kündigt er vorab an; dringende Arbeiten, etwa zur Behebung von Sicherheitslücken, darf er ohne Vorankündigung durchführen.
Der Anbieter darf die Software ändern und weiterentwickeln, soweit dies für den Kunden unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters zumutbar ist, insbesondere wegen technischer Entwicklung, geänderter Rechtslage, Anforderungen der Sicherheit oder geänderter Vorleistungen Dritter, und die im Angebot beschriebenen wesentlichen Funktionen erhalten bleiben. Wesentliche Einschränkungen von Funktionen kündigt er mit angemessener Frist in Textform an; dem Kunden steht insoweit ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Einschränkung zu.
Mängel. Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung an. Der Anbieter beseitigt Mängel in angemessener Frist. Er kann dies nach seiner Wahl auch durch eine dem Kunden zumutbare Umgehungslösung oder durch Bereitstellung einer geänderten Fassung der Software tun. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Rechte des Kunden bei Mängeln; Schadens- und Aufwendungsersatz nur nach § 9.
Die Leistung setzt Vorleistungen Dritter voraus: Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum für Anwendung, Datenbank, Dokumente, getrenntes Backup und die vom Anbieter selbst betriebene Sprachtranskription, Deutschland) und Amazon Web Services (KI-Dienst Amazon Bedrock zum Lesen und Belegen, Verarbeitung in Rechenzentren in der EU; Konzernmutter in den USA, Hinweis zum CLOUD Act im Auftragsverarbeitungsvertrag). Maßgeblich ist die Liste der Unterauftragsverarbeiter in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Fällt eine solche Vorleistung aus, ändert sich ihr Umfang oder wird sie eingestellt, ist der Anbieter berechtigt, die betroffene Funktion für die Dauer der Störung auszusetzen oder durch eine gleichwertige zu ersetzen. Die Rechte des Kunden bei Mängeln bleiben unberührt; eine Haftung besteht nur im Rahmen des § 9.
Über den Wechsel eines Unterauftragsverarbeiters informiert der Anbieter nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags (Ankündigung mindestens 30 Tage vorab, Widerspruchs- und Sonderkündigungsrecht).
Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht übertragbares Recht, die Software bestimmungsgemäß über das Internet zu nutzen.
Eine Überlassung an Dritte, das Vermieten oder das Betreiben für Dritte ist ohne Zustimmung des Anbieters in Textform nicht gestattet. Nicht als Dritte gelten Beschäftigte des Kunden sowie im Rahmen einer Urlaubs- oder Verhinderungsvertretung tätige Berufsträger.
Zugangsdaten sind geheim zu halten und dürfen nicht geteilt werden. Zugänge sind personenbezogen.
Der Anbieter darf einzelne Zugänge vorübergehend sperren, soweit dies zur Abwehr einer erheblichen Gefahr für die Sicherheit der Software oder der Daten erforderlich ist, insbesondere bei Anhaltspunkten für eine missbräuchliche Verwendung von Zugangsdaten. Er informiert den Kunden unverzüglich und hebt die Sperre auf, sobald ihr Grund entfallen ist.
Der Kunde ist verpflichtet,
die von ihm eingespeisten Daten auf Richtigkeit zu prüfen und Zugangsdaten sicher zu verwahren;
jeden Vorschlag vor der Freigabe zu prüfen (§ 3 Ziff. 2);
die für die Verarbeitung erforderlichen datenschutzrechtlichen Grundlagen zu schaffen; er ist Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO;
seine Beschäftigten, soweit sie einem Berufsgeheimnis unterliegen, nach § 203 Abs. 4 StGB zu verpflichten;
Mängel unverzüglich und nachvollziehbar anzuzeigen (§ 4 Ziff. 6);
Unterlagen, die er aus berufs-, handels- oder steuerrechtlichen Gründen im Original aufbewahren muss, auch nach dem Einspeisen selbst aufzubewahren.
Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die darauf beruhen, dass der Kunde Inhalte schuldhaft rechtswidrig in die Software eingebracht oder verwendet hat.
Die Vergütung richtet sich nach dem Angebot des Anbieters bzw. der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses jeweils gültigen Preisliste.
Eine Pilotnutzung ist unentgeltlich, wenn und soweit dies in einer gesonderten Vereinbarung geregelt ist.
Preise verstehen sich als Nettopreise; Umsatzsteuer wird, soweit sie anfällt, zusätzlich berechnet.
Ist im Angebot nichts anderes bestimmt, rechnet der Anbieter monatlich nachträglich ab. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zu zahlen. Der Anbieter darf Rechnungen elektronisch übermitteln.
Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Das gilt nicht für Gegenforderungen aus demselben Vertragsverhältnis, insbesondere wegen Mängeln.
Ist der Kunde mit fälligen Zahlungen länger als einen Monat in Verzug, kann der Anbieter den Zugang nach Androhung in Textform mit einer Frist von mindestens zwei Wochen bis zum Ausgleich sperren. Die Zahlungspflicht und der Anspruch des Kunden auf Herausgabe seiner Daten (§ 12) bleiben unberührt.
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie.
Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflicht), ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf die Vergütung, die der Kunde in den letzten 12 Monaten vor dem Schadensereignis gezahlt hat, mindestens auf 5.000 €.
Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen.
Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter bei leichter Fahrlässigkeit nur in Höhe des Aufwands, der für die Wiederherstellung bei ordnungsgemäßer Datensicherung angefallen wäre. Ordnungsgemäß ist eine Datensicherung, die dem Stand der Technik und der Bedeutung der Daten entspricht; für die in der Software gespeicherten Daten übernimmt sie der Anbieter (§ 12 Ziff. 4), für Originalunterlagen der Kunde (§ 7 Nr. 6). Beruht der Verlust darauf, dass der Anbieter seine Datensicherung nicht ordnungsgemäß vorgenommen hat, gilt anstelle von Satz 1 Ziff. 2.
Hat der Kunde einen Vorschlag oder eine maschinell gelesene Angabe entgegen § 3 Ziff. 2 ungeprüft verwendet, ist dies bei der Bemessung eines Schadensersatzanspruchs als Mitverschulden zu berücksichtigen.
Bei unentgeltlicher Pilotnutzung haftet der Anbieter abweichend von Ziff. 2 und 5 nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit; die Haftung für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und aus einer Garantie bleibt unberührt.
Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.
Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Eine Änderung der Beweislast ist mit ihnen nicht verbunden.
Ansprüche des Kunden auf Schadens- und Aufwendungsersatz wegen Mängeln verjähren in einem Jahr ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Das gilt nicht in den Fällen der Ziff. 1 und bei arglistigem Verschweigen eines Mangels.
Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt ergänzend der Auftragsverarbeitungsvertrag. Er geht diesen Bedingungen im Kollisionsfall vor.
Der Kunde bleibt Verantwortlicher. Ihm obliegen insbesondere die Rechtsgrundlage der Verarbeitung, die Information der Betroffenen und, soweit erforderlich, die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO. Der Anbieter unterstützt ihn dabei nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Soweit der Kunde einem Berufsgeheimnis nach § 203 StGB unterliegt, wirkt der Anbieter als sonstige mitwirkende Person im Sinne des § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB mit. Der Anbieter verpflichtet sich gegenüber dem Kunden zur Geheimhaltung, verpflichtet die bei ihm tätigen Personen in Textform zur Geheimhaltung und weist sie auf die Strafbarkeit einer unbefugten Offenbarung hin. Einzelheiten, auch zu Unterauftragsverarbeitern, regelt § 5 Abs. 6 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Die vom Kunden eingebrachten Daten bleiben seine Daten.
Der Anbieter stellt dem Kunden seine Daten auf Anforderung in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit.
Klienten samt Dokumenten, Dateien und abhängigen Datensätzen kann der Kunde jederzeit selbst in der Software löschen. Die Löschung des gesamten Kontos führt der Anbieter auf Weisung des Kunden in Textform binnen 30 Tagen durch und bestätigt sie in Textform. Nach Vertragsende gilt das für alle Daten nach Wahl des Kunden (Löschung oder Rückgabe); gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Einzelheiten regelt § 9 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Der Anbieter sichert die in der Software gespeicherten Daten verschlüsselt auf einem getrennten Backup-Server. Nach einer Löschung bleiben die Daten aus Sicherheitsgründen noch bis zu 60 Tage in diesen Sicherungen und werden danach mit der Rotation endgültig entfernt. Eine Wiederherstellung aus der Sicherung erfolgt nur zur Wiederherstellung des Betriebs, nicht für andere Zwecke.
Anbieterwechsel. Der Kunde kann mit oder nach seiner Kündigung verlangen, dass der Anbieter die Übertragung seiner Daten zu einem anderen Anbieter oder in eigene Systeme unterstützt. Übertragbar sind die vom Kunden eingebrachten Daten und Dokumente sowie die zu seinen Fällen gespeicherten strukturierten Daten, jeweils in einem gängigen, maschinenlesbaren Format; nicht übertragbar sind Programmcode, Regelwerke und andere Bestandteile der Software, die Geschäftsgeheimnisse oder Rechte des Anbieters oder Dritter betreffen. Der Anbieter erbringt die Leistung für einen Übergangszeitraum von bis zu 30 Tagen nach Ablauf der Kündigungsfrist weiter, soweit dies für den Wechsel erforderlich ist; die Vergütung für diesen Zeitraum richtet sich nach § 8. Danach stehen die Daten mindestens 30 Tage zum Abruf bereit, bevor sie nach Ziff. 3 und 4 gelöscht werden. Ein gesondertes Entgelt für den Wechsel erhebt der Anbieter nicht.
Laufzeit und Kündigungsfrist ergeben sich aus dem Angebot. Ist nichts vereinbart, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde für zwei aufeinanderfolgende Monate mit der Zahlung der Vergütung in Verzug ist oder trotz Abmahnung in Textform erheblich gegen § 6 verstößt.
Kündigungen bedürfen der Textform.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
Ausschließlicher Gerichtsstand ist Mainz, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
Änderungen dieser Bedingungen teilt der Anbieter dem Kunden in Textform mit. Sie werden nur wirksam, wenn der Kunde ihnen zustimmt; Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Stimmt der Kunde nicht zu, gilt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort; das Recht beider Seiten zur ordentlichen Kündigung bleibt unberührt.
Erklärungen in Textform kann der Anbieter an die im Kundenkonto hinterlegte E-Mail-Adresse richten, der Kunde an info@deutschekiagenten.de.
Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.